¿Cómo montar una cafetería en Colombia?

Si hay algo a lo que uno va directamente cuando piensa en Colombia, es el café. Por supuesto, considerado unánimemente como el mejor café del mundo, no sólo es muy famoso sino de la más alta calidad. Eso lleva a la pregunta, ¿es un buen negocio montar una cafetería en Colombia?

 

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cafeteria en colombia

Además de lo que los datos muestran al respecto y que las cafeterías son un excelente negocio para iniciar en casi cualquier parte del mundo, en Colombia ya tienes lo más importante para cualquier negocio de este tipo: un café de clase mundial.

Por lo tanto, si estás decidido y quieres saber cómo montar una cafetería en Colombia, aquí te diremos todo lo que necesitas, desde el plan de negocios, los distribuidores, el estudio de mercado y, por supuesto, los trámites que debes realizar para iniciar tu propia cafetería.

Plan de negocios para montar una cafetería en Colombia

plan de negocios colombia

Antes de montar un negocio en Colombia o en cualquier parte del mundo, necesitas tener un buen plan de negocios. Este es el inicio de la cafetería que quieres crear y es de vital importancia porque al hacerlo irás descubriendo y dándole forma al negocio que quieres iniciar.

Tu plan de negocios para cafetería debe ser lo más detallado posible e incluir desde el nombre y tipo de negocio que quieres iniciar (coffee bike, barra de café, quiosco, cafetería pequeña, grande o de franquicia) hasta los análisis desglosados de competencia, presupuesto y márketing.

Es importante que le dediques el tiempo y la preparación adecuada al plan de negocios, ya que si pides préstamos, créditos o programas de asistencia gubernamental, te pedirán que lo entregues y eso puede determinar si obtienes o no el apoyo que estás solicitando.

Esto es, a grandes rasgos, lo que debería aparecer en tu plan de negocios:

  • Resumen del plan
  • Descripción general del negocio
  • Análisis de mercado
  • Oportunidades del negocio
  • Estructura de la administración
  • Plan de márketing y publicidad
  • Proyecciones financieras (inversión, costos de operación e ingresos estimados)

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Equipo y máquinas para hacer café

maquinas para hacer café en colombia

Una de las cosas que más fascinan a los emprendedores de cafeterías es el equipo y especialmente, la máquina para hacer café. 

No es para menos, ya que (a menos que quieras iniciar una cafetería exclusivamente con métodos de extracción), la cafetera que elijas será la que lleve la carga de trabajo de todo tu negocio.

Aunque la cafetera es muy importante y debe ser una de tus inversiones más fuertes, muchos cometen el error de querer comprar nueva la máquina para preparar café más lujosa que encuentran.

No hay nada de malo en esto, sin embargo, gastar demasiado en equipo que puede ser más de lo que requiere tu negocio podría resultar contraproducente.

Lo mejor que puedes hacer es tomar en cuenta la relación calidad-precio de tus opciones, analizar la carga de trabajo esperada al día para tu máquina para hacer café y elegir la que mejor se adapte a tus necesidades.

Si tu cafetería es pequeña, incluso puedes comprar una de segunda mano en buen estado. Lo mismo pasa con el mobiliario y tus otras máquinas como molinos, jarras y utensilios. 

Compra cosas de buena calidad y no gastes en lujos innecesarios.

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Trámites y permisos para montar un negocio en Colombia

tramites para negocios colombia

La parte más difícil y la menos divertida de iniciar cualquier negocio siempre son los trámites, permisos, certificados y licencias. Sin embargo, para que tu negocio funcione bien y en el marco de la legalidad es indispensable que conozcas y tengas en orden todos los requisitos.

En el caso de Colombia, para abrir una cafetería necesitarás ciertos trámites obligatorios que te mencionaré a continuación.

Sin embargo, para conocer todos los requisitos, debes consultar con las autoridades de tu localidad, ya que cada una puede tener trámites específicos que no aplican en todas partes.

Elegir un nombre y registrarse en el RUES

Antes de comenzar con los procesos de trámites, verifica en la página del RUES (Registro único empresarial) que el nombre que escogiste para la cafetería esté disponible, puedes hacerlo desde su portal: www.rues.org.co

Después de esto y cuando el nombre que elegiste quede registrado, debes solicitar y llenar el formulario para  tu matrícula mercantil que puedes encontrar en cualquier sede de la Cámara de Comercio.

Registro en el RUT (registro único tributario)

Si tienes socios debes crear estatutos de la empresa para poder hacer tu trámite de pre-RUT en el que se te pedirán dichos estatutos. Este trámite de pre-RUT es obligatorio y llevará a un dictamen de tus estatutos para aprobar tu inscripción en el registro.

Asimismo, debes crear una cuenta bancaria a nombre de la empresa. En cuanto esta sea creada y certificada, la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales) aprobará la creación del RUT definitivo, el cual deberás llevar ante la cámara de comercio para que se oficialice el proceso.

Resolución de facturación

La DIAN te solicitará el trámite de la resolución de facturación para que puedas cobrar por tus productos y servicios. 

Registro en el RIT

También es necesario que te inscribas al RIT (Registro de Información Tributaria) el cual podrás solicitar en la dirección de la Secretaría de Hacienda de tu localidad.

Concepto sanitario

Las cafeterías, como cualquier negocio que maneja alimentos y bebidas requiere permisos y licencias por concepto sanitario. Estas son expedidas por la Secretaría Distrital de Salud o sus representantes en tu localidad.

Para abrir tu cafetería deberás cumplir con los requisitos sanitarios generales y los específicos que estén bajo título de Alimentos de acuerdo con las autoridades de tu localidad. El concepto sanitario lo obtendrás tras una inspección por parte de las autoridades sanitarias para ver si cumples con los requisitos.

Es probable que también requieras un Certificado de Manipulación de Alimentos, que también es expedido por la autoridad sanitaria de tu localidad.

Registro en el Sistema de Seguridad Social

Antes de contratar empleados debes registrar tu empresa en el Sistema de Seguridad Social y, posteriormente, registrar a tus empleados al mismo, ya que en Colombia, todos los ciudadanos tienen derecho a cobertura por vejez y muerte, contra riesgos de salud y accidentes laborales.

Permisos adicionales

Adicionalmente, para poner música en tu local necesitarás un certificado Sayco y Acinpro para pagar por las regalías o derechos correspondientes.

También puedes requerir un Concepto Técnico de Seguridad Humana y Protección contra Incendios, que deberá expedir el departamento de bomberos de tu localidad.

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Desarrolla un menú para tu cafetería

como montar una cafeteria en colombia

En este punto ya pasamos de las cuestiones legales a la parte de la identidad de tu negocio. 

Crear un menú no es sólo seleccionar los elementos que vas a vender en tu cafetería, sino realizar un costeo de los mismos y asegurarte de que sean rentables y posibles.

Muchas cafeterías cometen el error de ofrecer un menú muy grande desde el principio, lo que los lleva a necesitar demasiados insumos a la mano y grandes espacios de almacenamiento y refrigeración.

Si tu concepto va más acorde a las cafeterías pequeñas, lo más recomendable es que desarrolles un menú pequeño y te especialices en él. Posteriormente conforme vayas creciendo, puedes agrandar tu menú.

¿Ya sabes qué es lo que más se vende en las cafeterías exitosas, échale un vistazo a nuestro feature:
<<¿Qué vender en una cafetería?>>

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Consigue buenos distribuidores de café

distribuidores de café

Como lo dije al principio del capítulo, la gran ventaja que tiene Colombia sobre el resto del mundo en el negocio de cafeterías, es que ya tiene el mejor café del mundo.

Aún así, para que tu negocio sea exitoso, debes asegurarte de tener buenos distribuidores.

Tras tomar algunas decisiones que ya deben estar en tu plan de negocios, como si vas a tostar y moler tu propio café o comprarlo ya procesado, la manera de elegir buenos distribuidores es casi la misma para todas tus necesidades.

Estos son los puntos que debe cubrir un buen proveedor para cafetería:

  • Buen producto: que los insumos que te venden sean de calidad y que esta sea constante.
  • Formalidad y puntualidad: que se respeten los acuerdos a los que llegaron y entreguen en las fechas acordadas.
  • Cercanía: por lo general, mientras más cerca esté un proveedor de tu local, tendrá menos retrasos en entregas.
  • Precio: el proveedor que elijas debe tener u ofrecerte un precio competitivo en el producto, el cual vaya acorde con tu presupuesto.

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Ubicación y local para montar una cafetería

montar un negocio en colombia

Finalmente, una de las cosas que están en el tope de la lista para los que quieren montar una cafetería en Colombia es dónde van a poner su negocio.

No es para menos, tanto en Colombia como en cualquier parte del mundo, la ubicación de una cafetería es uno de los factores que definen qué tanto éxito puede llegar a tener.

Una mala ubicación puede convertir hasta al negocio con el mejor café en un fracaso total, lo mismo con un local que no se adapte a lo que quieres hacer.

Es por eso que, cuando escojas dónde vas a montar tu cafetería debes poner mucha atención a los siguientes puntos:

  • Revisa la afluencia de gente que pasa por la ubicación durante el día.
  • Asegúrate de que tu negocio tendrá visibilidad para que no sea difícil para los clientes encontrarte.
  • Analiza la competencia que hay en la zona en la que quieres instalarte
  • Identifica puntos estratégicos como oficinas, escuelas y centros de trabajo cercanos.

Local para montar una cafetería

Respecto al local, siempre debes buscar algo que se adapte a tu idea y no que tu idea se adapte al local.

Verifica que cuente con los espacios e instalaciones necesarias como baños, tomas de agua, tomas eléctricas y todo lo que necesites, para que no gastes tanto en remodelaciones.

Recuerda que necesitas tener suficiente espacio para realizar tus bebidas tras la barra y para que la gente se sienta cómoda y tu cafetería mantenga la sensación de armonía.

Así que ya sabes, en un país con tan buen café como Colombia, montar una cafetería es una oportunidad de oro que tienes que aprovechar, sólo presta atención a estos puntos, prepárate y estarás en el camino al éxito.

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